Office Support Legal & Compliance (w/m/d)

Stellenbeschreibung

Legal & Compliance schafft Mehrwert durch die Beratung sämtlicher Gesellschaften der Migros-Gruppe in Rechts- und Compliance-Fragen. In dieser vielseitigen Funktion sorgst du im Jobsharing für einen reibungslosen Betrieb und unterstützt die Direktion in den Bereichen Legal Operations, Kommunikation, Schulungen, Veranstaltungen, IT und Assistenz. TeilenLink kopieren E-Mail LinkedIn xing WhatsApp Jetzt bewerben Limmatstrasse 152 8005 Zürich Route berechnen Das Video wird pausiert. Drücke zum Abspielen. Was du bewegst Kernaufgabe Du wirkst bei Legal-Operations-Projekten mit (Tools, Projekte, Prozesse) Kernaufgabe Du planst und organisierst fachliche Veranstaltungen – von der Einladung bis zur Durchführung und Nachbereitung Kernaufgabe Du koordinierst und administrierst Schulungen und E-Learnings als wichtigen Bestandteil des Compliance Management Systems. Dabei arbeitest du eng mit den zuständigen Fachbereichen zusammen Kernaufgabe Du pflegst die internen und externen SharePoint-Seiten sowie weitere Kommunikationskanäle der Direktion Kernaufgabe Du bist die erste Ansprechperson für IT-Anliegen und die Schnittstelle zur Informatik, begleitest Ein- und Austritte, koordinierst Benutzerberechtigungen sowie Hard- und Softwarebestellungen und schulst Mitarbeitende im Umgang mit Office-Tools Nebenaufgaben Du bildest mit der heutigen Stelleninhaberin ein eingespieltes Tandem und gewährleistest eine nahtlose Zusammenarbeit Nebenaufgaben Du unterstützt die Direktion bei der Erstellung von Berichten und der Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen Nebenaufgaben Unterstützung der Direktionsassistentin in organisatorischen und administrativen Belangen, inkl. Organisation von Events, Sitzungen sowie Koordination von Terminen Was du mitbringst Erfahrung in einer Assistenz- oder Supportfunktion Abgeschlossene Berufslehre (EFZ) im kaufmännischen Bereich oder Vergleichbares Deutsch (fliessend) Englisch (gute Kenntnisse) Französisch (von Vorteil) Zwingend Hohe Bereitschaft zur partnerschaftlichen Zusammenarbeit im Jobsharing Zwingend Ausgeprägte IT-Affinität und Erfahrung mit Office-Tools, SharePoint und Schulungsplattformen Zwingend Exakte Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und hohe Dienstleistungsorientierung Zwingend Freude am Organisieren von Veranstaltungen und Schulungen Gewünscht Erfahrung mit Projekt- und Prozessmanagement Gewünscht Erfahrung mit Compliance-Systemen und Prozessen Was wir dir bieten Zentraler Arbeitsort Zentraler Arbeitsort in der Stadt Zürich (Limmatplatz oder Nähe Hardbrücke) Moderne Infrastruktur Vielfältige Arbeitszonen und moderne Co-Working-Spaces mit fortschrittlicher Ausstattung Sozialleistungen Attraktive Anstellungsbedingungen mit sehr guten Sozialleistungen Eigenverantwortung & Freiraum Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit hoher Eigenverantwortung Cumulus-Punkte Zusätzliche Cumulus-Punkte in allen Migros-Filialen und diversen Tochtergesellschaften Klubschule Migros Grosszügige finanzielle Beteiligung an Kursen der Migros Klubschule Bewerbung & Kontakt Aleksandra Zmiko Talent Acquisition Partner LinkedIn Rekrutierungsprozess Bewerbungsunterlagen einreichen Für eine vollständige Bewerbung benötigen wir deinen Lebenslauf, deine Zeugnisse und Diplome. Ein Foto im Lebenslauf sowie ein Motivationsschreiben sind nicht notwendig. Wir leben Chancengleichheit für alle Bewerber*innen. Wir haben einen standardisierten Rekrutierungsprozess. Sollte das für dich nicht funktionieren, erwähne es in deinem Bewerbungsdossier. Vorselektion der Bewerbungen Eingegangene Bewerbungen prüfen wir laufend, erstellen eine Vorselektion und geben diese der Führungsperson zur Ansicht frei. Der Entscheid über das Weiterkommen oder Ausscheiden aus dem Rekrutierungsprozess wird per Telefon oder E-Mail kommuniziert. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen Gespräch mit HR & Fachabteilung Das Gespräch wird mit der zuständigen Person aus dem HR und/oder der Fachabteilung virtuell oder vor Ort durchgeführt. Dabei geht es in erster Linie darum, mehr über die Personal- und Fachkompetenzen zu erfahren und gibt beiden Seiten die Möglichkeit, den kulturellen Fit ins Unternehmen und Team zu beurteilen. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen Fachgespräch mit Case-Präsentation Es werden spezifische Fachkenntnisse anhand eines Cases oder anderen Assessment-Instrumenten geprüft. Nach der Bearbeitung wird das Resultat der Führungsperson präsentiert und anschliessend gemeinsam diskutiert. Üblicherweise ist auch das Team bei der Präsentation vertreten. In der Regel werden die Gespräche durch die vorgesetzte Person geführt, ohne Vertreter*in aus dem HR. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen Angebot & Vertragsausstellung (Digital) Nach unserem mündlichen Stellenangebot werden die wichtigsten Vertragspunkte nochmals verifiziert. Nach Übereinkunft wird die Vertragserstellung in Auftrag gegeben und zur digitalen Signatur per E-Mail versendet. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu einer Woche