Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

Descrizione del posto

* Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer absoluten Vertrauensposition * Breites internationales Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung ## About Our Client ## Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO. ## Job Description ## * Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen * Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben * Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten * Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen * Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings * Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern * Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen * Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen * Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben * Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern * Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten * Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern * Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland * Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten * Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften * Koordination externer Partner und Dienstleister * Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen * Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen * Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders * Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten * Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs * Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine * Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit ## The Successful Applicant ## * Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-Ebene * Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld * Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern * Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil * Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination * Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein * Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität * Gültiger Führerausweis Kat. B ## What's on Offer ## Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Quote job ref JN-072026-7072233 Job Function Office & Management Support Specialisation PA Industry Business Services Where St. Gallen Contract Type Permanent Job Reference JN-072026-7072233