Secrétaire 2 CDD

Description du poste

L'Espace Entreprise est le centre de formation professionnelle à la pratique commerciale (CFPPC). Il est une des 6 entités du Centre de formation professionnelle Commerce (CFPCom). Lieu dédié à la pratique du métier d'employée et employé de commerce, l'Espace Entreprise accueille les apprenties et les apprentis qui effectuent leur Certificat fédéral de capacité (CFC) à plein temps en école. Il délivre des prestations variées à divers intervenantes et intervenants de l'économie publique et privée (départements de l'État de Genève, organisations non-gouvernementales, partenaires impliquées et impliqués dans la vie associative du canton). Ce lieu de formation unique en Suisse permet aux jeunes - des apprenties et apprentis du CFP Commerce (CFC plein-temps) - de vivre des expériences professionnelles dans des conditions similaires à celles d'une entreprise. Valorisant les compétences de chacune et chacun, l'objectif de cet établissement est de former des employées et employés de commerce CFC polyvalents et de les préparer pour le monde de demain.En collaboration avec le secrétariat des deux autre sites (Spark et Patio Plaza), la ou le titulaire prendra en charge des dossiers relatifs à la gestion administrative de l'établissement scolaire. Elle ou il assurera la diffusion d’informations auprès des différents partenaires internes et externes de l’établissement et participera à diverses opérations impliquant l’ensemble du secrétariat.​La ou le titulaire sera aussi chargé d’assurer la gestion administrative des dossiers des apprenties et apprentis en collaboration avec le doyen, les doyennes, les maîtresses et maîtres adjoints ainsi que de l’ensemble des activités courantes d’un établissement scolaire notamment : saisie et mise à jour des bases de données, correspondance, organisation de séances, prise et rédaction de procès-verbaux, élaboration, production et mise à jour de documents divers. Elle ou il sera également en charge de dossiers administratifs en collaboration avec la direction de l'établissement​. Elle ou il fera partie d'une petite équipe dynamique et participera ponctuellement des opérations engageant l'ensemble du secrétariat.​ CFC d’employée ou employé de commerce et formation complémentaire utile au poste, ou titre reconnu jugé équivalent.Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans le domaine du secrétariat et de l'administration.Excellent sens de l'organisation et de la planification, esprit de synthèse, capacité à gérer les priorités et à respecter les délais. Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe (partage des informations). Excellente maîtrise du français (écrit et oral). Qualités avérées dans les relations humaines (disponibilité, écoute, empathie et ouverture d'esprit).Maîtrise pointue des outils informatiques courants.Intérêt pour le milieu scolaire et très bonnes connaissances des structures et du fonctionnement des institutions genevoises.Connaissances des règlements du DIP, des lois et des procédures qui s'y rapportent. Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève, apprentie et apprenti le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités.En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaboratrices et collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours.​