Secrétaire 2 - 50 %

Description du poste

L'office cantonal de la santé (OCS) est composé de quatre services et compte plus de 200 collaborateurs. Elle a pour mission de promouvoir les conditions et les comportements favorables à la santé. Elle coordonne les acteurs du domaine sanitaire, protège les consommateurs et veille à la disponibilité de soins de qualité. Le service du médecin cantonal (SMC) auquel vous êtes rattaché-e a pour mission de promouvoir les conditions et les comportements favorables à la santé en collaboration avec tous les partenaires concernés. Il coordonne et soutient les acteurs du domaine sanitaire et s’assure du respect des normes légales.Dans ce cadre les tâches qui vont seront confiées sont les suivantes :Le médecin cantonal recherche pour son service, un-e secrétaire 2 dans la gestion et le suivi des projets du secteur prévention et promotion de la santé, notamment par la préparation de dossiers et divers documents, et le relais avec instances internes et externes au service. Au sein d'une équipe de 14 collaborateur-trices et sous la direction de la cheffe de secteur, votre poste vous permet de venir en soutien pour contribuer au pilotage stratégique de la politique cantonale de promotion de la santé et de prévention des maladies spécifiquement dans le domaine des addictions.Vous menez à bien de manière autonome un certain nombre d’opérations régulières ou ponctuelles concernant l’ensemble du SMC. En particulier, en appliquant les directives du département, vous assurez le traitement de la correspondance des projets du secteur liés aux addictions. Vous gérez les échéanciers des documents en respectant les délais et participez à l'élaboration de présentation. Vous organisez, préparez et participez aux séances organisées par l’équipe des projets liés aux addictions. Le cas échéant, vous prenez et rédigez les procès-verbaux. Vous organisez les systèmes de classement et d’archivage des documents/dossiers.Le service du médecin cantonal est un service formateur, vous êtes à même de superviser des apprenti(e)s. Vous êtes amené-e à travailler en collaboration avec l’ensemble du personnel administratif du service du médecin cantonal et de l'office cantonal de la santé.Vous êtes responsable de certaines activités spécifiques, comme assurer le suivi administratif des mandats et des demandes de subventions, assurer le suivi des demandes de notes de frais et le suivi des demandes de formation dans le domaine des addictions.De façon plus large, vous serez en soutien aux conseillers-ères scientifiques du secteur dans des domaines des addictions allant de l’addiction à l’alcool, aux jeux, au tabac, aux produits illicites, aux écrans ou encore au chemsex.Le-la titulaire peut être chargé-e par sa hiérarchie d'effectuer, de manière sporadique, des travaux d’une autre nature dans la mesure où l'activité exigée est en rapport avec ses aptitudes, ses connaissances professionnelles et sa situation.​ ​Formation CFC d'employée/employé de commerce ou formation jugée équivalente, complétée par une expérience d'apprentie dans le domaine de l'administration publique.Démontrer une fiabilité inébranlable, une conscience professionnelle, une rigueur et une capacité à assumer pleinement ses responsabilités ;Exceller dans la gestion du stress et des imprévus ;Bonnes compétences organisationnelles et sens aigu des priorités ;Faire preuve d'un esprit d'initiative prononcé, sachant opérer avec flexibilité et autonomie ;Posséder de bonnes compétences téléphoniques et un excellent sens de l'accueil ;Excellente maîtrise du français, de la syntaxe et de l'orthographe ;Maîtrise de la bureautique et des procédures en vigueur, intérêt pour l'informatique (Word, Powerpoint, Excel, Sharepoint, Canva…) ;Rapidité d'exécution et de compréhension ;Bonnes capacités d'analyse et de synthèse ;Adaptation à un environnement en constante mutation. ​Rejoindre le département de la santé et des mobilités (DSM) qui a à cœur de garantir aux résidents genevois, un système de santé de grande qualité pour maintenir le bien-être et la paix sociale dans notre canton. En intégrant l'Office cantonal de la santé (OCS), vous concourrez à la réalisation de ses missions. Vous y trouverez un haut niveau d'expertise et des équipes engagées pour garantir un contexte de vie propice à la santé et un accès équitable pour tous à des soins de qualité.