Sachbearbeiter / Spezialist - Business Support & Immobilien

Description du poste

Administration, Business Support & Real Estate (50–100 %) Die Semi Unternehmensgruppe vereint Kompetenzen in den Bereichen Bau & Renovation, Facility Services sowie Immobilienbewirtschaftung und -entwicklung. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, strukturierte und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und unsere Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft wirkungsvoll unterstützt. In dieser vielseitigen Funktion bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Mietern, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern und wirkst gleichzeitig aktiv an der Weiterentwicklung unserer Kundenbeziehungen und Geschäftsaktivitäten mit. Deine Aufgaben: Business Support & Administration - Koordination der laufenden Administration und Büroorganisation innerhalb der Unternehmensgruppe - Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung - Erstellung und Bearbeitung von Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen - Führung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inkl. Kontierung und Verbuchung der laufenden Geschäftsfälle - Prüfung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und Belegen - Überwachung und Verbuchung von Zahlungsein- und -ausgängen - Debitorenmanagement inkl. Überwachung offener Forderungen und Mahnwesen - Professionelle schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und Behörden - Koordination und konsequente Nachverfolgung von Terminen, Fristen und Pendenzen - Strukturierte Führung von Geschäfts-, Kunden- und Projektdokumentationen - Mitwirkung bei der laufenden Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse Real Estate & Immobilienbewirtschaftung - Ganzheitliche administrative Betreuung unseres eigenen Immobilienportfolios - Betreuung von Mietverhältnissen, Vertragswesen und Neuvermietungen - Ansprechpartner für Mieter, Mietinteressenten, Handwerker und Dienstleister - Koordination von Mieteranliegen, Schadenfällen sowie Unterhalts- und Instandsetzungsarbeiten - Organisation und Begleitung von Wohnungsübergaben und -abnahmen - Überwachung von Mietzinseingängen und offenen Forderungen - Pflege der Liegenschafts-, Mieter- und Vertragsdaten - Administrative Begleitung von Sanierungen und Immobilienprojekten Bau & Facility Services - Administrative Begleitung unserer Bau-, Renovations-, Reinigungs- und Hauswartungsaufträge - Unterstützung der Projektverantwortlichen bei Auftragsabwicklung und Dokumentation - Erfassung und Kontrolle von Arbeits- und Stundenrapporten sowie Lieferantenrechnungen - Unterstützung bei der Einsatz- und Ressourcenplanung - Koordination laufender Aufträge zwischen Kunden, Mitarbeitenden und Lieferanten - Sicherstellung einer strukturierten administrativen Abwicklung vom Auftrag bis zur Verrechnung Sales, Marketing & Business Development - Aktive Mitwirkung bei der Gewinnung von Neukunden und neuen Mandaten - Identifikation und Ansprache potenzieller Kunden und Geschäftspartner - Bearbeitung eingehender Leads sowie konsequente Nachverfolgung von Offerten und Verkaufschancen - Pflege und Weiterentwicklung bestehender Kundenbeziehungen - Aufbau von Kontakten zu Immobilienverwaltungen, Eigentümern, Unternehmen und weiteren potenziellen Auftraggebern - Unterstützung bei Verkaufsunterlagen, Unternehmenspräsentationen sowie - Marketing- und Kommunikationsmassnahmen - Mitwirkung bei der Weiterentwicklung unserer digitalen Präsenz - Erkennen neuer Marktpotenziale und Einbringen eigener Ideen zur Geschäftsentwicklung Dein Profil: Du arbeitest strukturiert, denkst voraus und hast den Anspruch, Themen nicht nur entgegenzunehmen, sondern eigenständig voranzutreiben und zuverlässig zum Abschluss zu bringen. Idealerweise verfügst du über: - Eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung in einer administrativen, kaufmännischen oder immobiliennahen Funktion - Erfahrung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Sicherheit in der Kontierung laufender Geschäftsfälle - Weiterbildung im Bereich Immobilienbewirtschaftung von Vorteil - Verständnis für Immobilien, Bau oder Gebäudedienstleistungen von Vorteil - Flair für Verkauf, Kundenbetreuung und Geschäftsentwicklung - Interesse an Marketing, Kommunikation und Digitalisierung - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Geschäftsanwendungen - Eine präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise - Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen - Professionelles, authentisches und verbindliches Auftreten - Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und unternehmerisches Denken Diese Position bietet dir die Möglichkeit, nah am operativen Geschäft und an unternehmerischen Entscheidungen zu arbeiten. Du erhältst Einblick in drei miteinander verbundene Geschäftsbereiche und übernimmst von Beginn an einen klar definierten Verantwortungsbereich. Wir bieten dir: - Eine vielseitige Funktion mit Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum - Direkte Zusammenarbeit und kurze Abstimmungswege mit der Geschäftsleitung - Ein breites Aufgabenspektrum an der Schnittstelle von Immobilien, Bau, Dienstleistungen und Geschäftsentwicklung - Ein Arbeitsumfeld, in dem Entscheidungen pragmatisch getroffen und Themen konsequent umgesetzt werden - Die Möglichkeit, Prozesse und Strukturen aktiv weiterzuentwickeln - Einblick in laufende Immobilien-, Bau- und Entwicklungsprojekte - Gezielte fachliche Weiterentwicklung entsprechend deiner Funktion und deinen Stärken - Eine langfristig ausgerichtete Position mit Entwicklungsperspektive innerhalb der Unternehmensgruppe Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und den Anspruch hat, einen sichtbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Wenn du dich in einem unternehmerischen Umfeld wohlfühlst und eine Position suchst, in der du nicht nur verwaltest, sondern aktiv mitgestaltest, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.