Office Manager santé24 (alle)

Description du poste

santé24 ist an 365 Tagen im Jahr während 24 Stunden für ihre Kundinnen und Kunden telefonisch erreichbar und bietet medizinische Beratung und Therapie, digitale Services und innovative Versorgungsangebote. Damit dies reibungslos funktioniert, braucht es im Hintergrund eine starke administrative und organisatorische Unterstützung. Für unseren Standort in Basel suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Übersicht, Struktur und Eigeninitiative den Betrieb zuverlässig unterstützt. So gestaltest du Gesundheit mit Du unterstützt die Teams und Führungskräfte am Standort Basel im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft Du koordinierst und bearbeitest vielfältige Aufgaben wie Rechnungen, Dokumentationen und interne Anfragen und unterstützt bei Projekten und weiteren organisatorischen und koordinativen Aufgaben Du übernimmst die Planung und Pflege der Dienst- und Schichteinsätze des ärztlichen Teams sowie die Kontrolle und Nachführung von Arbeitszeiten, Dienstplänen und Nachtschichten inkl. Qualitätssicherung und Plausibilitätsprüfung im Ärzteteam Du stellst die korrekte Abbildung der Einsatzplanung in Abacus sicher Du erstellst Auswertungen und Reportings (Excel, teilweise Power BI) und bereitest Daten verständlich auf Du organisierst Infrastruktur, Materialien und Arbeitsmittel und arbeitest eng mit IT, Facility Management und weiteren internen Schnittstellen zusammen Du unterstützt bei Ein- und Austritten sowie bei der Organisation der ärztlichen Einarbeitung, internen Programmen und Veranstaltungen Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Behörden und stellst die Einhaltung administrativer Vorgaben sicher Enge Zusammenarbeit sowie gegenseitige Stellvertretung mit der Leitungsassistenz am Standort Winterthur Das zeichnet dich aus Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau, idealerweise mit Weiterbildung als Arzt- & Spitalsekretär oder -sekretärin (oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung wie MPA) Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion im Gesundheitswesen Organisationstalent mit ausgeprägter Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern und sinnvoll zu priorisieren Sicherer Umgang mit digitalen Tools, sehr gute Excel-Kenntnisse sowie Freude an Daten, Auswertungen und Reporting (Power BI von Vorteil) Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und starke Kommunikationsfähigkeiten Offene Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Französischkenntnisse von Vorteil Warum SWICA Wir bauen auf Menschlichkeit. Darum stellen wir in unserem Arbeitsalltag Offenheit, Respekt und Vertrauen ins Zentrum. Dabei packen wir an, übernehmen Verantwortung und denken in Lösungen – zusammen, für unsere Kundinnen und Kunden. Auch deshalb sind wir seit vielen Jahren die Nummer 1 in der Kundenzufriedenheit. Wir vertrauen dir und geben dir Raum. Mit Jahresarbeitszeit, mindestens 5 Wochen Ferien und auf Wunsch auch Ferienzukauf. Mit Teilzeitmodellen und grosszügigem Home Office im Rahmen der Möglichkeiten der Stelle gestaltest du deinen Alltag weitgehend flexibel. Wir schätzen und honorieren deine Arbeit – mit einem marktgerechten Lohn, bis zu 1500 Franken Jahrespauschale für persönliche Wünsche und einer grosszügigen Beteiligung an der Grund- und Zusatzversicherung für dich und deine Familie. Wir bieten dir Perspektiven. Mit einem grosszügigen Weiterbildungsreglement unterstützen wir deine berufliche und persönliche Entwicklung – für deine heutige Rolle und für deine Ziele von morgen. Weil Gesundheit alles ist. Mit unserem betrieblichen Gesundheitsmanagement und regionenspezifischen Angeboten kümmern wir uns um dein Wohlbefinden. Und falls es doch anders kommt: 100% Nettolohn-Fortzahlung. Wir denken langfristig. Mit drei Sparplänen, pensumsabhängigem Koordinationsabzug und Leistungen deutlich über dem gesetzlichen Minimum sorgst du gut für deine Zukunft vor. Dein Arbeitsort Basel Hast du Fragen? Andri Kömeter, HR Recruiting, gibt dir gerne Auskunft. +41 52 244 26 49 Es werden nur Direktbewerbungen berücksichtigt.