Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Description du poste

* Lausanne / CDI / 70% / FR - ENG * Executive Assistant & Office Manager ## About Our Client ## Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise. ## Job Description ## Executive Assistant au CIO : * Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux. * Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion. des invitations et production des supports. * Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau. * Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions. * Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais). * Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes. * Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques. * Organisation d'événements clés (Investment Days). Office Management & Support Administratif : * Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance). * Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs). * Gestion des accès, badges et places de parking. * Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier). * Gestion des fournitures et suivi des stocks. * Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes). ## The Successful Applicant ## En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant : Expérience : * Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant). * Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé. * Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent). * Expérience en gouvernance ou support de boards/comités. Compétences : * Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). * Très bon niveau d'anglais et français requis. * Capacités avancées en production de présentations professionnelles. * Organisation exceptionnelle et gestion des priorités. * Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles. * Forte discrétion et sens de la confidentialité. * Proactivité et capacité d'anticipation. * Capacité à travailler sous pression avec fiabilité. * Esprit d'équipe avec autonomie. ## What's on Offer ## **Notre client vous offre :** * Un poste permanent dans une entreprise bien établie. * 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée. * Une ambiance professionnelle et collaborative. * La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes. Quote job ref JN-062026-7037847 Job Function Office & Management Support Specialisation Executive Assistant Industry Financial Services Location Lausanne Region Contract Type Permanent Job Reference JN-062026-7037847