Assistenz Direktion & Stabstelle

Description du poste

Assistenz Direktion \& Stabstelle (60\-80%) In dieser Funktion bist du viel mehr als «Assistenz»: Du bist Vertrauensperson, Mitdenker/in und Gestaltungskraft. Du hältst bei uns die Fäden zusammen: von Unternehmensservices bis zur bereichsübergreifenden Koordination. Dabei unterstützt du die Direktion und Geschäftsleitung in strategischen, organisatorischen und operativen Themen. Als zentrale Drehscheibe sorgst du dafür, dass alles rund läuft – effizient, strukturiert und zukunftsgerichtet. Du treibst Prozesse voran, bringst Lean\-Ansätze ins Office und bewegst dich sicher in der digitalen Welt, vor allem in Office 365\. Dabei hilfst du uns aktiv, unsere administrativen Abläufe zu digitalisieren und durch smarte Automatisierungen noch effizienter zu gestalten. Dein Verantwortungsbereich Unterstützung Direktion \& Verwaltungsrat Du bereitest Verwaltungsratssitzungen (4x jährlich) vor und nach – inkl. Protokollführung Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Protokolle Du verfolgst Beschlüsse, Pendenzen und Massnahmen aktiv nach Du koordinierst den strategischen Führungsprozess und Management\-Meetingg Du organisierst Workshops und die Generalversammlung Du stellst einen reibungslosen Informations\- und Koordinationsfluss innerhalb Organisation sicher Organisationskoordination \& Lean Office Du optimierst und standardisierst interne Abläufe Du bringst Lean\-Methoden ins Office und entwickelst Prozesse weiter Du unterstützt Führungskräfte bei organisatorischen Fragen Du koordinierst bereichsübergreifende Themen und Projekte Du förderst eine effiziente, transparente Zusammenarbeit Unternehmensservices \& Projekte Du führst Projekte zur Automatisierung von Office\-Prozessen Du koordinierst Monatsberichte, Jahresbericht und Portfolio\-Reporting Du betreust das Dokumentenmanagement (inkl. Vertragsablage) Du entwickelst Office 365 (Teams / SharePoint) weiter Du koordinierst Aktionärsbriefe und interne Kommunikation Du planst gemeinsam mit der Direktion den jährlichen Führungsprozess Das bringst du mit Betriebswirtschaftliche Ausbildung Fachrichtung Organisation / Management oder kaufmännischer Hintergrund mit fundierter Erfahrung in Organisation / Management, idealerweise ergänzt durch entsprechende Weiterbildungen in Lean Administration und Prozessmanagement Strukturierte, selbständige und diskrete Arbeitsweise mit Fokus auf verlässliche Ergebnisse und kontinuierliche Verbesserungen Starke Organisations\- und Kommunikationsfähigkeiten sowie bereichsübergreifende Kooperationsfähigkeit Vernetztes Denken und ein lösungs\- sowie dienstleistungsorientierter Ansatz Sicheres und professionelles Auftreten auf allen Hierarchiestufen Sehr gute Kenntnisse in Office 365 und digitalen Tools Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift Warum wir? Wir sind Top 3\-Arbeitgeber der Schweiz Bei uns übernimmst du eine verantwortungsvolle Kaderfunktion mit Gestaltungsspielraum in einem abwechslungsreichen und spannenden Umfeld. Bei uns findest du eine moderne, offene Unternehmens\- und Führungskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Wir leben echte Zusammenarbeit und regelmässigen Austausch – fachlich wie persönlich. Du profitierst von attraktiven Anstellungsbedingungen mit modernen Benefits (u. A. gratis GA, Mobile\-Abo, Gesundheitsprämie), 5 bis 7 Wochen Ferien (je nach Alter), sehr gute Sozialleistungen und zusätzliche Familienzulagen. jpid186ce71jm jit0625jm jiy26jm