Assistant/e de direction 80% -100%

Description du poste

Pour notre client, un cabinet d’architectes basé à Genève, nous recherchons un/e : Assistant/e de direction 80% -100% Dans cette fonction clé, vous apportez un soutien administratif, organisationnel et opérationnel à la direction et contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure. Vous intervenez sur des sujets variés liés à la gestion du bureau, au suivi administratif et financier, ainsi qu'à la coordination des activités internes. Ce poste requiert autonomie, discrétion, polyvalence et un excellent sens de l'organisation. Responsabilités : Assurer le support administratif et organisationnel de la direction (gestion des agendas, correspondance, déplacements et réunions). Préparer et mettre à jour divers documents, présentations, contrats, procès-verbaux et reportings. Organiser les réunions et assurer le suivi des actions décidées. Participer au suivi budgétaire, à la facturation des honoraires ainsi qu’à la préparation de tableaux de bord et reportings financiers. Coordonner les prestataires, fournisseurs et services généraux afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau. Assurer le suivi administratif de différents projets et activités de l'organisation. Soutenir certaines activités RH, notamment le recrutement, l'intégration des collaborateurs et le suivi administratif associé. Organiser et coordonner les activités contribuant à la vie du bureau, à la cohésion d'équipe et au maintien d'un environnement de travail convivial et collaboratif. Participer aux actions de communication et à la mise à jour des supports institutionnels. Contribuer à l'amélioration continue des processus, des outils et de l'organisation interne. Profil : Formation commerciale, universitaire ou équivalente. Expérience confirmée dans une fonction similaire d'assistanat de direction, d'office management ou de coordination administrative. Parfaite maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, avec d'excellentes capacités rédactionnelles et un sens aigu de la qualité rédactionnelle. Très bonne maîtrise de l'anglais. Aisance avec les chiffres et intérêt marqué pour les aspects administratifs et financiers. Excellente maîtrise des outils MS Office et aisance avec les outils numériques usuels. Bonne maîtrise des outils de communication digitale et de création de supports visuels, notamment Canva.