Office Managerin / Assistentin 50-60%

Description du poste

Zürich Innenstadt • Eintritt September oder Oktober 2026 Zwei Unternehmer. Ein gemeinsames Büro. Ein breites Themenspektrum. Wir begleiten mittelständische Familienunternehmen bei Beteiligungen, Nachfolgerege-lungen und Strategiefragen und engagieren uns in Verwaltungsrats- und Stiftungsrats-mandaten in verschiedenen Branchen. Unser Büro liegt zentral in der Zürcher Innenstadt. Wir arbeiten in einem kleinen Team und unser Alltag ist abwechslungsreich. Unsere jetzige Stelleninhaberin wird pensioniert. Genau deshalb suchen wir eine Person, die zu uns passt. Unsere Firmen heissen Valincor Management AG, Kontivia AG und Evaluglobe AG. Ihre Aufgaben Sie sind die organisatorische Seele unseres Büros und weit mehr als das. Sie denken mit, handeln vorausschauend und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles läuft, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können. Backoffice und Administration HR-Administration und Kontakte zu VersicherungenFinanzen und Buchhaltung gemeinsam mit unserem Treuhänder; Mitwirkung in Finanzplanung, Budget, Jahresabschluss, GeschäftsberichtIT und BüroinfrastrukturTelefon und EmpfangPflege der Homepage und Aufbereitung von PräsentationenPlanung und Koordination vonTerminen und Reisen Beteiligungsgeschäft Kommunikation mit einer anspruchsvollen Kundschaft auf AugenhöheMitarbeit in Compliance und Corporate GovernanceStrukturierte Dokumentenverwaltung Mandate und Projekte Protokollführung bei Verwaltungsrats- und StiftungsratssitzungenUnterstützung bei BeratungsmandatenMitwirkung in Spezialprojekten und Organisation von Anlässen Was Sie auszeichnet Sie haben eine solide kaufmännische Ausbildung und bringen mehrjährige Erfahrung aus einem Dienstleistungs- oder finanznahen Umfeld mit Zahlen sind für Sie keine Hürde, sondern ein Werkzeug. Ihr Deutsch ist einwandfrei, Englisch ist für Sie kein Problem. MS Office beherrschen Sie sicher, IT-Affinität bringen Sie mit und Sie nutzen KI-Tools wie ChatGPT oder Claude bereits aktiv im Arbeitsalltag oder sind offen, sich diese rasch anzueignen. Was uns aber mindestens genauso wichtig ist: Sie sind eine lebenserfahrene Persönlichkeit und eine versierte, sehr dienstleistungsorientierte und selbstständige Generalistin. Sie sind vertrauenswürdig und den Umgang mit vertraulichen Daten gewohnt. Bodenständigkeit, Bescheidenheit, Eigenverantwortung und der unternehmerische Blick für das Ganze zeichnen Sie ebenfalls aus. Sie packen an, sind pragmatisch, denken einen Schritt voraus und fühlen sich in einem kleinen Team wohler als in einem Grossunternehmen. Was Sie bei uns erwartet Kollegiales, motiviertes Team mit klarem LeistungsausweisAttraktive AnstellungsbedingungenBüro an bester Zürcher InnenstadtlageEine Stelle, bei der Sie gestalten statt verwalten könnenAbwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Verantwortung und Selbstständigkeit Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit CV und Motivationsschreiben (je im PDF-Format).