FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Description du poste

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l’un des prestataires multiservices leaders du marché suisse. www.apleona.ch Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier. www.apleona.com Tâches Reception (40%): En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00 Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus Administration (60%): Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE). Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux) Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit Exigences Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente) Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes) Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance Compétent et prévenant Disponibilité à travailler sur site Pourquoi Apleona Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences Tu peux apporter tes propres idées Nous pratiquons l’esprit d’équipe Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime Prestations Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnels et professionnel Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences Tu peux apporter tes propres idées Nous pratiquons l’esprit d’équipe Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime