Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel le

Description du poste

Lieu de travail : Lausanne (VD) Contrat : Durée indéterminée (CDI) Rattachement : Rattaché·e directement au Directeur des Opérations Qui sommes-nous ? Lyncée Tec, pionnier lausannois de la microscopie holographique issu de l'EPFL, a récemment rejoint le groupe international Park Systems. Pour accompagner notre fort développement et piloter notre gestion documentaire, logistique et administrative internationale, nous recrutons pour notre site de Lausanne un·e : Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel·le (100%). Mission principale : Assurer la coordination et l'exécution fluide des flux administratifs, logistiques et opérationnels de l'entreprise sous la supervision directe du COO. Description du poste 1. Coordination logistique Gestion des flux : Saisie et suivi des commandes, des non-conformités et du service après-vente (SAV) dans l'ERP ProConcept. Suivi fournisseurs : Assurer la communication opérationnelle et le suivi des délais avec les partenaires d'approvisionnement. 2. Coordination des expéditions internationales Logistique export : Rédaction des formulaires d'expédition et coordination opérationnelle des transports internationaux. Suivi des flux : Collaborer étroitement avec les prestataires de transport et suivre l'avancement des livraisons. 3. Gestion documentaire export et douane Conformité douanière : Établissement et contrôle des documents douaniers nécessaires à l'exportation. Interface douane : Agir en tant que garant et interlocuteur privilégié auprès des transitaires pour les aspects douaniers. 4. Traçabilité et archivage Sauvegarde des données : Garantir la traçabilité et la sauvegarde des documents officiels pour le siège social. Archivage : Classer et archiver les dossiers d'expédition et les documents douaniers selon les directives internes. 5. Support administratif et comptable Contrôle facturation : Vérifier la correspondance entre les commandes, les réceptions de marchandises et les factures. Suivi comptable : Enregistrer et suivre les factures fournisseurs dans l'ERP ProConcept, et assurer leur archivage numérique. (En Back-up de la Responsable administrative) Profil recherché Formation Diplôme requis : CFC d'employé·e de commerce, de logisticien·ne ou tout CFC en lien avec l'énoncé ci-dessus. Atout : Toute formation continue ou complémentaire en gestion des exportations ou en logistique. Compétences techniques Bureautique : Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word). Processus : Bonne compréhension globale des processus d'entreprise (Supply Chain, administration). Système : La connaissance de l’ERP ProConcept constitue un atout majeur. Langues Français : Langue de travail (parfaite maîtrise orale et écrite). Anglais : Bonnes connaissances à l'écrit (échanges professionnels internationaux par e-mail). Compétences personnelles Flexibilité : Capacité à s'adapter rapidement à un environnement en constante évolution. Autonomie et structure : Aptitude à créer ses propres méthodes de travail et à structurer des processus encore informels. Résilience : Capacité à travailler de manière proactive dans un environnement dynamique sans flux prédéfinis. Organisation : Excellente gestion des priorités et capacité à mener de front plusieurs dossiers simultanément.